ADK a plánovací kalendáře
 Takové ADK je myslím
jednou z nejdůležitějších věcí správného managera a to i v době notebooků a
dalších zařízení.
Je mnoho lidí, kteří pracují s papírkama .To je fakt něco ....
Používáte také papírky? Staňte se bezdomovcem .................
Plánovací systém ADK - jak jej používat co nejefektivněji.
(rychlý a základní orientační návod pro začínající uživatele plánovacího
systému; podrobnější informace pro uživatele naleznete v manuálu „Průvodce time
managementem a plánovacím systémem nové generace“.)
Užíváním Plánovacího systému ADK vstupujete mezi lidi, kteří přemýšlejí
o svém životě, svých cílech, a tím dovedou svůj život úspěšně řídit a prožívat v
radosti a štěstí. Každý systém, i ten nejdokonaleji vymyšlený, je však vždy jen
odrazem svého uživatele.
Velkou výhodou Plánovacího systému ADK je to, že je navržen pro naprosto
individuální využití. Dává tak prostor pro individuální styly řízení času,
projektů, financí, stanovování, evidenci a rekapitulaci priorit a cílů.
Nevnucuje uživateli jeden univerzální styl.
Tímto návodem Vám chceme nabídnout několik úvodních rad jak používat
Plánovací systém ADK co nejefektivněji. Záleží na přístupu, který zvolíte,
počítejte však s tím, že na plánování, evidenci a rekapitulaci Vašich cílů a
úkolů na konci dne/týdne budete potřebovat minimálně 10 minut týdně.
Získáte však nenahraditelného pomocníka v každodenním životě, získáte několik
hodin týdně času navíc, vyhnete se stresu, můžete se věnovat náročnějším úkolům,
můžete dosáhnout snadněji i těch nejnáročnějších cílů. Podaří se Vám odstranit
neužitečné návyky, odbourat „požírače času“ se kterými již dlouho bojujete.
V každém případě si lépe uspořádáte svůj život. Budete spokojenější.
Jestliže Vás to, co jste si až dosud přečetli nijak neoslovilo, věnujte tento
plánovací systém někomu jako dárek. Získáte tím minimálně jeho přízeň. Pokud se
na cestu, na které se stanete pánem svého času chcete vydat, tak čtěte dále.
První krok
jste udělali tím, že jste otevřeli své ADK na této straně. Budete-li
listovat dále, dostanete se do červené oblasti – plánování času:
– zde jsou k dispozici týdenní a/nebo denní termínované formuláře. Týdenní
slouží k zaznamenání termínů na toto období. Jednoduše si je sem přenesete
přímým zápisem nebo z měsíčního kalendáře (máte ho nalevo). Pokud máte i denní
rozvrh, postupně přenášejte konkrétní denní úkoly a termíny i na denní formulář.
Sjednáváte-li si termín schůzky, pak jej podle jeho aktuálnosti zapisujete do
měsíčního, týdenního nebo denního plánu. Vzdálenější plány měsíční či týdenní
pak postupně upřesňujete při přípravě na schůzku jak co do hodiny tak co do
obsahu a souvisejících poznámek k danému tématu. Eliminujete tak sjednání dvou
akcí na stejný čas. Svůj budoucí čas vidíte okamžitě na rozdíl od
vyhledávacích systémů např. s elektronickým kalendářem. Ptáte se, jak se
dostanou všechny důležité termíny do červené části? Protože plánujete!
Druhý krok
rozhodli jste se pracovat s ADK jako plánovacím systémem, proto vstupujete do
jeho dalších částí:
– jsou pro vaši práci rozhodující. Mají symbol vykřičníku. Sem si zapisujete
informace, které potřebujete mít s sebou nebo projekty, úkoly a jejich termíny,
které nesmíte opomenout. Může mít řadu individuálních podob. Modrou část můžete
použít např. pro sledování Vašich výdajů a příjmů nebo dlouhodobě sledovaných
úkolů. Modrá část je úzce propojena s časovou. Odtud si přenášíte termíny do
měsíčních nebo týdenních plánů. To je větší část oněch deseti minut Vašeho času
každý týden, o kterých je zmínka na začátku. Modrá část může zahrnovat
Vaše finanční plány a povinnosti, knihu jízd, důležitá data narozenin i
společenských událostí, které se každoročně opakují. Hned po červené části byste
jí měli věnovat časově nejdelší pozornost a naučit se s ní pravidelně pracovat.
Třetí krok
je nejdůležitější. Z hlediska Time Managementu nové generace i z hlediska
Vašich očekávaných výsledků. Už jste zvládli krátkodobé plánování – v rozsahu
dnů, týdnů či měsíců. Není nic důležitého, co byste nesvěřili papíru. Můžete ale
udělat víc, myslet do budoucnosti. Využít svých silných stránek. Pracovat na
svých návycích, zefektivňovat systematicky svoje činnosti.
– je pro Váš život klíčové a proto má ve znaku klíč. Je postaveno na
sebepoznání a je oblastí sebeřízení, proto má ve znaku kormidelní kolo. Jedná se
opět o velmi individuální oblast. Důležité je uvědomit si, že jde o dlouhodobý
plán a oblast priorit vycházejících ze sebepoznání. Na začátku se zeptejte sami
sebe: Kdo jsem a jaké mám přednosti? Jaké životní role zastávám v oblasti
osobního života, vztahů, rodiny a práce? Jakou mám kondici a zdravotní stav? Co
by měli říkat lidé o mně a jaký bych si přál být, jaké vztahy jsou pro mne
prioritní? Jak chci, aby můj život/práce/rodina/zdraví/apod. vypadal např.
za 15 let? Co mohu a chci změnit a jak? Představte si své priority a osobní role
a jak je budete ve svém životě rozvíjet nebo si představte cílový stav a od
cílového stavu postupujte zpět do současnosti a plánujte, co musíte udělat za 5
let, za rok, tento měsíc, tento týden a právě dnes např. proto, abyste byli za
15 let zdraví/úspěšní/spokojení. Nejdříve si stanovte své priority a oblasti,
pak v rámci nich jednotlivé strategie - cesty nebo finální cíle a kroky/úkoly k
nim vedoucí. K osobnímu plánování můžete využít i Myšlenkové mapy (šedá oblast
Poznámek). Ke svým osobním prioritám přiřazujte cíle, k cílům pak konkrétní
krátkodobé úkoly. Anebo tradičně dle Time Managementu III. generace postupujte
opačně, tj. k nejprve stanovených cílům přiřazujte priority a dále pak stejně i
konkrétní termínované úkoly a projekty. Nezapomeňte, že vše musí být SMART, tj.
specifické, měřitelné, akceptovatelné, reálné a termínované. Musí být
jednoznačně srozumitelné Vám a musí být písemně zaevidováno. Jedině tak můžete
svoje úkoly vedoucí k naplňování cílů kompetentně plánovat a řídit. Vyhnete se
tak nejen rozčarování ze sebe sama, ale i stresu. Předejdete tím logickým
rozporuplnostem v čase a špatným odhadům náročnosti úkolů a konfliktům priorit.
Čtvrtý krok
je rozšířením kroků předchozích. Není příliš efektivní zatěžovat mozek
informacemi, které lze snadno evidovat na papíře. Proto máte šedou nejen kůru
mozkovou, ale i šedou oblast.
- jsou charakterizovány tužkou a jsou určeny pro poznámky a osobní grafické
náčrtky a především pro kreativní záznam myšlenek. Jednotlivé formuláře od
milimetrového papíru, přes bílý náčrtník až po linkované listy umožňují řadu
specifických funkcí. Myšlenkové mapy podporují dvojrozměrný záznam informace a
tedy obrazovou paměť, pomohou vám i v zelené oblasti pro záznam osobních
priorit. V šedé oblasti rovněž vznikají podklady a vlastní úkoly a termíny pro
modrou část, stejně jako pro červenou.
Krok pátý
může být posledním. Tento krok může navazovat na Vaše předchozí jiné
způsoby zpracování dat, může být nahrazen nebo může být následován a doplněn o
zpracování informací a dat v elektronické podobě na Vašem PC, kapesním počítači
či jiným mobilním adresářem.
– symbolem je hlava nebo telefon. Je to Vaše databanka standardizovaných
znalostí a informací ve strukturované formě, váš seznam a adresář. Adresáře jsou
ve dvou podobách. Tou první je diář A-Z, který je určen pro uložení dat o
dlouhodobých kontaktech. Druhou podobou jsou hnědé listy jednoduché nebo s
předtištěnou osnovou. Tyto slouží k uchovávání krátkodobých kontaktů. Pokud se
potvrdí důležitost některého z nich, jednoduše je přepíše do diáře A-Z. Použité
listy uložte do archivu, možná, že se Vám budou někdy v budoucnosti hodit. Jako
velmi racionální se jeví kombinace se základním adresářem či strukturovanými
adresáři v elektronické podobě např. v mobilu či PC.
 Jste na konci Rychlého
průvodce Plánovacím systémem ADK. Pokud jste při čtení zároveň listovali Vaším
plánovacím systémem, jsou nyní před vámi jen průhledné obaly na vizitky, diskety
a mapy (nebo fotografie). Jejich názvy jednoznačně říkají, k čemu jsou určeny.
Nezapomeňte, že Plánovací systém ADK není diář, ale systém. Je to životní
styl. Váš styl.
ADK - organizátor ADK je jednou z nepostradalelných věcí každého úspěšného
managera. ADK je veliký pomocník, který Vám pomůže ušetřit čas, naplánovat
schůzky a nezapomínat na důležité úkoly.
| 